El facilitador de la reunión debe conocer al equipo y crear un ambiente adecuado para que cada uno de los miembros se comuniquen con total libertad. Se debe animar la participación de la gente a hablar y sobre todo a escuchar.
Suele ocurrir que dentro de una organización o empresa a miembros que no son tan cercanos, y esto distancia la cultura de equipo. En este sentido, el facilitado debe crear situaciones en las que estos miembros conecten, propiciando encuentros (cualquier día en la oficina) o poniendo sobre el candelero temas que tienen en común. En ningún caso, se deben abordar temas sensibles: religión, política, sexo, privacidad, etc.