Para realizar una reunión de retrospectiva de 10 es necesario realizarla en un clima de confianza y distendido, aunque a la vez profesional. El equipo debe sentir que puede dar su opinión y debe desear darla para aportar valor al equipo. Del mismo modo, nunca ningún miembro, debería estar coaccionado o sentirse inferior para expresar su punto de vista. Si en tus reuniones de retrospectivas, o en el día a día de tu organización ocurre esto, ¡ponte las pilas!. En otras palabras: es necesario cambiar algo.
Pero eso será el tema de otro post. En este contenido, voy a enumerar los pasos que debes seguir para que tu reunión de retrospectiva sea todo un éxito.
Índice de contenidos
Tres pilares sobre los que sustentarse
Para una reunión de retrospectiva de 10 debes hacer 3 preguntas básicas: ¿Qué hacemos bien? ¿Qué debemos mejorar? Y, ¿qué acciones debemos llevar a cabo para mejorar? Partiendo de estos tres pilares podrás enfocar esa mejora continua que tanto nos gusta.
¿Qué sabemos hacer bien?
Cada uno de los miembros del equipo debe indicar que hacemos bien como equipo. Para ello se anota en unos post-its los elementos que considere cada componente del equipo. Por ejemplo, tres aspectos por persona. En todo momento, se debe anotar estos elementos de forma individual y sin ser influidos por el resto de los miembros. Por ello, anotamos en silencio y nadie comentará su punto de vista hasta que todos han finalizado su análisis. De esta forma conseguimos que la foto de la retrospectiva quede lo más realista posible.
Posteriormente, se exponen los post-its en un tablero y cada uno de los miembros expresa brevemente la explicación o el motivo de haber incluido ese punto. No se puede olvidar enmarcar estas tareas en una caja de tiempo, por ejemplo, 2 o 3 minutos para escribir el listado de elementos, 20 minutos para hablar de los elementos expuestos.
Este primer pilar es importante para ser consiente de cuáles son los puntos fuertes del equipo. A veces, nos encontramos en situaciones en las que solo vemos lo negativo, y es bueno coger una buena perspectiva de la situación real. Con este paso habrás subido el primer escalón para conseguir una reunión de retrospectiva de 10.
¿Qué debemos mejorar?
En un segundo lugar debemos de preguntar al equipo cuáles son las tareas o procesos que no hacemos bien. Para ello, al igual que antes, cada uno de los miembros apuntará en unos post-its un par de puntos que sabemos que no hacemos bien o que es susceptible de mejora. Una vez todos hemos aportado nuestro granito de arena (anotando) sin ser influenciados, mostramos los post-its y exponemos los puntos en cuestión.
De igual modo, se hará un control de tiempo para la exposición y se definirá un número de datos a exponer por cada miembro.
De esta forma seremos consientes de cuáles son las actitudes, aptitudes o elementos que debemos mejorar dentro del equipo. Si tenemos localizado lo que hacemos mal, quizás podríamos definir estrategias para solventarlo.
¿Qué acciones vamos a llevar a cabo para mejorar?
Para completar el último punto, deberemos seleccionar cuáles son los puntos, que más nos perjudican al equipo y realizaremos propuestas de acciones para llevarlo a cabo. Con ese objetivo, se seleccionarán inicialmente los puntos que debemos mejorar. Normalmente son los más nombrados por el equipo. O si se diera el caso, de que la información esté muy dispersa se votará cuáles son los puntos sobre los que vamos a trabajar en esta iteración.
Posteriormente procederemos nuevamente a anotar un par o tres acciones que deberíamos llevar a cabo. Cogemos los post-ist y repetimos el proceso anterior. Nuevamente las acciones más populares serán las que llevaremos a cabo. Aunque puede darse el caso de que decidamos realizar todas, si no son acciones muy complejas. ¡Ojo! Recuerda definir una caja de tiempo.
Se debe acordar de forma conjunta, cuáles son los propósitos a mejorar para el nuevo sprint. Todos los miembros deben estar de acuerdo y deben creer en la posibilidad de que se hagan realidad. Debe haber un compromiso verdadero por cada uno de los miembros para conseguir que esa mejora continua sea una realidad. ¡Solo si crees, puedes ver!
Algunas recomendaciones
En los entornos actuales, en los que abunda el teletrabajo, podemos optar por seleccionar herramientas online para conseguir una reunión de retrospectiva de 10, si requerir de nuestro tablón en la pared y post-its de papel. Además, ¡es mucho más ecológico!
Te dejo este enlace de Javier Garzas bastante recomendable, donde podrás encontrar muchas opciones
Conclusiones: Con solo seguir estos pasos conseguirás una reunión de retrospectiva de 10
Puedes realizar una reunión de retrospectiva tanto si utilizas Scrum en vuestra organización, como si no. Si lo utilizas es recomendable que te ciñas a los tiempos definidos según la duración del Sprint, pero si no es así basta con tomar unos tiempos de referencia. Y si no son los tiempos adecuados, para la siguiente reunión, será necesario una adaptación y mejorar el proceso.
Lo importante es trabajar una dinámica de equipo, donde se persiga la mejora continua. Se debe tener clara la foto de «donde estamos», «donde queremos llegar» y «Qué haremos para conseguirlo».
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