Hoy voy a repasar algunos plugins interesantes de WordPress para web con gestión documental. Son muchas las opciones, y en función de tus necesidades seguro que te será más interesante una u otra de las alternativas. Por suerte, WordPress dispone de una gran comunidad que ofrece muchas opciones y feedback de sus usuarios. ¿Quieres ver mi selección? Pues sigue leyendo.
Índice de contenidos
weDocs: Complemento de base de conocimiento y documentación para WordPress
En primer lugar, tenemos esta aplicación con más de 6000 instalaciones y 5 estrellas que permite una gestión ágil de los documentos. En otras palabras, ofrece la organización jerárquica de los archivos, y además, dispone de etiquetas. Todo esto con una funcionalidad de arrastrar y soltar para su administración en WordPress.
En segundo lugar, lo más interesante son las opciones que ofrece de cara al frontal. Por ejemplo, permite mostrar el listado de esos documentos gracias a los shortcode. Después de eso, tiene un widget que te permite buscar documentos o incluso dentro de los mismos.
Sin embargo, lo que más potencia le da a este plugin de WordPress para web con gestión documental es la posibilidad de mostrar los contenidos en función del tipo de usuario o por usuarios. Para ello debes añadir otros plugins como son:
Frontend File Manager Plugin
En segundo lugar, vamos a revisar «Frontend File Manager». La principal ventaja de este plugins es la intuitiva interfaz de usuario que permite una gestión ágil de los archivos. ¿Quieres saber cómo? Pues con áreas de descarga ilimitadas, que pueden estar asignadas a usuario o grupos de usuarios. Además, hasta a los propios archivos se le puedes asignar roles de usuario o asignarlos a usuarios concretos. Del mismo modo, permite definir los metadatos del archivo, pudiendo seleccionar entre un conjunto de valores: texto, área de texto, selector, fecha, imagen, etc.
Gracias a esta herramienta, podremos utilizar WordPress para web con gestión documental. Cuenta con 4 estrellas de valoración y con más de 2000 descargas.
WP Document Revisions de WordPress para web con gestión documental
Está extensión, sin embargo, cuenta con 4,5 estrellas y más de 30.000 instalaciones activas. ¿Qué nos ofrece? Este plugin permite la gestión de archivos desde un punto de vista del usuario, ya que puede subir archivos desde distintas opciones. Después de eso, podrás colocar el shortcode en cualquier contenido de tu WordPress: página, entrada, widget de la plantilla, etc. Además, permite añadir campos personalizados junto con la subida de esos archivos y seleccionar a qué directorio se van a subir los archivos. Tienes a tu disposición los protocolos de subida serán tanto FTP como SFTP.
Después de eso, otro punto a destacar es que cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y permite el envío de mensajes de notificación y correos electrónicos a los usuarios. En otras palabras, una extensión altamente personalizable, usable e intuitivo que permite tener WordPress para web con gestión documental.
WordPress File Upload
En cuarto lugar, hablaremos de WordPress File Upload. Esta extensión, tiene tres características principales, el sistema de gestión documental, la herramienta de colaboración en documentos y la solución para el alojamiento de archivos. Es cierto que la segunda opción, no tiene actualmente mucho sentido con la expansión de google drive o «share point» de Microsoft. Sin embargo, es destacable las opciones que ofrece el alojamiento de archivos. Entre otras funcionalidades, ofrece un control de acceso a los archivos con varias opciones: privado, protegido con contraseña o público. Y sobre todo, asegura la seguridad empresarial, enmascarados los archivos detrás de un hash MD5.
Por otro lado, podrás acceder al historial del documento, pudiendo recuperar si fuera necesaria una versión del archivo. Además, puedes personalizar la herramienta gracias a su extensa API: Podrás rastrear información extra o incorporar permisos relacionados con el estado del documento. Dispondrás de un mundo de posibilidades a tu disposición. Todo esto con una puntuación de 3,5 estrellas y más de 3000 instalaciones.
Embed Any Document – Incrusta PDF, Word, PowerPoint y Excel
En último lugar, tenemos este plugins con más de 80000 instalaciones y 4,5 estrellas de valoración. «Embebed any document», como su propio nombre indica ofrece la posibilidad de incrustar directamente en tu WordPress documentos PDF, Word, PowerPoint, Excel, etc. Además, si lo deseas puedes agregar el enlace de descarga bajo el documento.
En segundo lugar, debes saber que es compatible con Gutenberg y con otros editores clásicos. Funciona directamente, sin necesitar instalar otros plugins extras. Del mismo modo, podrás elegir el visor que deses utilizar: google docs, Microsoft office para o navegador nativo para la versión gratuita (u otros visores en la versión plus). En conclusión, tendrás una extensión potente, con una interfaz de usuario mínima y limpia, que es compatible con todos los navegadores. ¿Necesitas algo más?
Conclusión: WordPress para web con gestión documental es ideal
Hoy hemos repasado unos interesantes plugin de WordPress para web con gestión documental. En resumen, organización de archivos, control de accesos, búsqueda de archivos, mascarás de seguridad y muchas más funcionalidades.
Seguro que alguna de estas opciones te ofrece una alternativa para la gestión de documentos que necesitas. Si no es así, o conoces una extensión mejor, déjame un comentario y hablamos al respecto. O si lo prefirieres apúntate al boletín y estarás al tanto de todos los contenidos.
