Hoy en día es necesario tener herramientas que nos ayuden a organizar, planificar y mostrar nuestro trabajo de la forma más sencilla e intuitiva que sea posible. En esta entrada te presento las 5 herramientas gratuitas para la organización de nuestro trabajo que te ayudarán a conseguir tus objetivos.
Hay 5 elementos que nos ayudarás a plasmar, planificar nuestras ideas, tareas y compromisos de forma fácil e intuitiva: los mapas mentales, los análisis DAFO, la matriz de Eisenhower, los tableros canvan y un calendario digital.
Mapas mentales
Los mapas mentales nos permite estructurar mejor la información, dan claridad y nos enfocan en las ideas o flujos que estamos creando. Nos permiten sintetizar las ideas y plasmarla de forma lógica para que tenga sentido para nosotros y para nuestro equipo o cliente. Una de las herramientas más destacada para la creación de mapas mentales es:
Bubbl.us
Nos permite la creación de mapas mentales online, que podemos almacenar en perfil de usuario. Se pueden exportar los mapas creados a archivos de imágenes y compartir con otros usuarios. Permite la edición simultanea de mapas por un mismo equipo.
Dispone de una opción gratuita que nos permite crear un número limitado de mapas mentales y a partir de ahí se ofrecen varios planes según tus necesidades.
Esta es una de las más destacada, si deseas conocer otras herramientas, consulta este post: «15 herramientas para crear mapas mentales y organizar tu conocimiento«.
Analisis DAFO
Los análisis DAFO nos permiten identificar las amenazas, debilidades, fortalezas y oportunidades que cualquier proyecto que deseamos llevar a cabo o elementos a analizar a la hora de llevar a cabo empresas personales. La siguiente herramienta está enfocada a empresas y pymes, para realizar un análisis de viabilidad del negocio, pero también se puede utilizar de igual forma para proyectos personales o profesionales.
Esta aplicación web permite realizar un análisis a través de una interfaz muy intuitiva, que divide el proceso en varios pasos. Primero analizamos los elementos externos e internos y los anotamos en el cuadrante correspondiente. En el siguiente paso se enumeran las estrategias a seguir: ofensivas, defensivas, adaptativas o de supervivencia. Finalmente el sistema muestra un resumen de las pautas a seguir.
Es una herramienta gratuita. Solo tienes que registrarte y ponerte a trabajar. Verás como fluyen las ideas.
Matriz de Eisenhower
Nos permite organizar las tareas en función de su prioridad y de su urgencia. Para ello debemos preguntarnos para cada una de las tareas si es importante o no y si es urgente o no. Una vez que tenemos plasmadas todas las tareas en la matriz, nos debemos poner manos a la obra.
Totalmente gratuita, con una interfaz muy intuitiva. Permite añadir tareas, en cada uno de los cuadrantes, marcar las tareas como realizadas, eliminarlas, cambiarlas de orden, cambiarlas de cuadrante. sólo tienes que registrate (permite hacerlo con tu usuario de google o facebook) y ponte a trabajar. Además dispone de una app en el Apple Store.
Recuerda que este método te ayudará a aumentar tu productividad y a aprender a delegar.
Tablero kanban
Es un método de trabajo que nos ayuda a visualizar y mapear el flujo de trabajo de un proyecto. Consiste en tener una serie de columnas (To Do, Doing y Done) y unos carriles donde se sitúan las tareas, de forma que en todo momento tengamos un mapa de la cantidad de trabajo que tenemos activo. Las tareas van pasado de un estado a otro, a lo largo de ciclo del proyecto o de la interacción (si planificamos las tareas con metodologías ágiles). Estaremos más enfocados, sabremos que elementos bloquean el proyecto, y no serán necesarias reuniones interminables. Es ideal para trabajar en equipo.
Esta herramienta es gratuita, y podemos descargarla para nuestro móvil tanto de Google Play, como del App Store.
Permite crear tantas listas (columnas) como desees y nombrarlo como veas conveniente. Las tarjetas definen las tareas o puntos a realizar y se pueden completar con diversos datos como son título, descripción, listados, imágenes, fecha de vencimiento, asignar responsable entre otros.
Agenda dígital
He de reconocer que soy una usuaria que prefiere usar el papel. Las agendas y libretas creo que son herramientas muy potentes, que nos ayudan a planificar y tomar notas a boli, y ello nos ayuda a razonar mejor lo que escribimos. Pero a la hora de trabajar en equipo, o desplazarte ligera de «equipaje» lo mejor es de disponer de una agenda digital, que permita consultar en un vistazo y sea fácil de gestionar. En este sentido el rey es google.
Google calendar
Solo necesitas tener una cuenta de google y dispondrás totalmente gratis de google calendar. Podrás tenerlo en el móvil y te permitirá organizar tu tiempo rápidamente, definiendo distintos calendarios, modificando cada tare ad-hoc y con herramientas de «arrastrar y soltar». Te permite compartir eventos y calendarios con otros usuarios facilitando la gestión de reuniones con el equipo o con personas externas a la organización.
Espero que estas 5 herramientas gratuitas para la organización de nuestro trabajo te hayan resultado interesantes y te ayuden a ser más productivo. Es importante ser productivos, y dedicar el resto del tiempo a la familia, los amigos y a uno mismo.
A mí me gran servido de gran ayuda todas estas herramientas, y por ello me encantaría que las probases y me contaras que tal te fue. ¿Las conocías con anterioridad? En cualquier caso, ¿las recomiendas? Dejame un comentario. Gracias.