¿Quieres mejorar tu productividad?. Creo que todo el mundo contestaría a esta pregunta que sí. Sin embargo, para mejorar, es necesario analizar que es lo que hacemos en el día a día y dejar de hacer lo mismo. Si quieres resultados distintos, ¿por qué haces siempre o mismo? Por ello, te recomiendo utilizar técnicas de trabajo para mejorar tus tiempos, y con ello tener más tiempo libre para dedicarlo a lo verdaderamente importante. ¿Estás list@? Sigue leyendo y verás algunos consejos para mejorar tu productividad.
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Consejos para mejorar la productividad
El consejo principal es: que te enfoques en la tarea que estás haciendo en cada momento y que no la sueltes hasta que hayas finalizado. Pero, te preguntarás, ¿cómo? Pues siguiendo estas pautas:
Organiza y filtra tus tareas
En primer lugar, es necesario que enumeres las tareas que tienes que hacer en papel, o en un soporte digital. De esta forma, podrás estar enfocado en aquello importante que tienes que realizar y no dándole vueltas a: "el viernes tengo que entregar un informe" o "el domingo cuando visite a mi tía le tengo que llevar las fotos que me prestó". Debes organizar las tareas en grupos: trabajo, personal, Esperando a y "algún día, quizás". De estas forma, tendrás todo accesible para consultar rápidamente.
Vaciar tu cerebro para mejorar tu productividad
A continuación, es fundamental que vuelques todos tus "TO DO" para ahorrar esfuerzos y sobre todo vaciar la mente. Además, también es recomendable anotar todas las ideas, notas relacionadas con otras tareas, todo lo que te pase por la cabeza. Es decir, de esta forma estarás enfocado en tu tarea del momento. En resumen, siempre es mejor volcarlo en otro formato: escribir en un cuaderno, enviarte un audio, registrarlo en cualquier herramienta digital a que esté dando vueltas en tu cabeza utilizando recursos.
Ser conscientes de en qué invertimos el tiempo
¿No te ocurre que llegan las 12 del medio día, llevas 4 horas o más trabajando y no tienes la sensación de haber avanzado? Realmente seguro que hemos avanzado trabajo, pero en muchas ocasiones no hemos cerrado nada. En este sentido, es importante ser conscientes de a qué dedicamos el tiempo. Hay veces que nos ponemos a hacer tareas, sin una planificación previa, o vamos saltando de una tarea a otra en función de peticiones externas. La realidad es que entre la multitarea y las interrupciones nuestro avance de trabajo resuelto no es muy satisfactorio. Por ello, es necesario reflexionar y organizarse un poco.
Prepara tu hoja de ruta
En la línea de lo comentado anteriormente, es muy interesante el realizar una planificación diaria de las tareas que tienes que acometer en el día. En otras, palabras, para llevar a cabo esa tarea debes incluir tareas importantes, tareas urgentes y tareas necesarias a ejecutar antes de una fecha determinada. También, debes apuntar las reuniones, de forma que desde la mañana tengas claro cuáles serán tus objetivos del día y así mejorar tu productividad.
Del mismo modo, debes organizar las tareas de tal manera que las tareas más relevantes y que requieran más concentración se deben planificar cuando se te dé mejor. Por ejemplo, una persona vespertina, planificará las tareas principales en las primeras horas de la mañana. Sin duda, debes dejar las tareas repetitivas o que requieran de menos intelecto para el final de la jornada.
Uso correcto de la agenda
También, es recomendable tener una agenda que utilices en conjunto con todo lo anterior. ¡Sé lo que estás pensando! ¿Me voy a llevar más tiempo escribiendo planes y tareas que realizándolas? La respuesta es NO. En resumen, el objetivo es que dediques tu tiempo a lo verdaderamente importante. Continuando por donde iba: tienes que tener una agenda (ya sea en papel o digital, el formato que más se adapte a tu persona) para anotar las reuniones, DEADLINE, compromisos, ausencias, etc. De esta forma, cuando hagas tu hoja de ruta podrás completarlas en menos de 10 minutos solo consultando tu lista de tareas pendientes y tu agenda.
La importancia de utilizar las listas
En sexto lugar, te recomiendo que utilices listas para todo. Desde listas a nivel personal: la lista de la compra, lista para los lugares que deseas visitar, lista de los restaurantes en los que quieres comer alguna vez, listado de las series que te han recomendado. O listas a nivel profesional: las ideas que te gustaría implantar en tu proyecto, los puntos que debes incluir en un informe, los ajustes que tienes que hacer en una documentación, o el estado en el que está una ejecución de un plan de pruebas y quien te pueden desbloquear cada punto.
Las listas te ayudarán a tener la mente enfocada y a evitar olvidos, que tanto retrabajo generan. Este es uno de los puntos claves, que mejoran tu productividad.
Mejorar tu productividad utilizando Timeboxing
De mismo modo, es recomendable utilizar técnicas de cajas de tiempo para realizar tareas concretas. Es decir, hay que ser consciente que nadie puede estar enfocado y concentrado durante horas. Por ello, debes hacer tu hoja de ruta enumerando tareas sencillas, que te permitan lograr objetivos pequeños y acotados en tiempos de 25-50 minutos, y después tomar un "descanso" de unos 5-10 minutos.
Son muchas las empresas (los directivos), que se echan las manos a la cabeza cuando se plantean estas técnicas. Sin embargo, la realidad es que en las organizaciones en las que hay ambientes de trabajo más respetuosos con las necesidades de concentración y esparcimiento, se mejoran de forma significativa la productividad de los equipos.
Acepta que vas a tener días no productivos
En este párrafo, voy a hablar de una realidad que no todos aceptan: Nunca se puede estar al 100%. Es decir, hay días en los que aplicarás las técnicas anteriormente comentadas y todo irá sobre ruedas. Sin embargo, en otras ocasiones, ni aplicando estos consejos podrás enfocarte para lograr tus objetivos. ¿Qué hacer en esos casos? Lo primero, es aceptar que tus objetivos del día no se cumplirán. Por ejemplo, solo se cumplirán al 60% o al 50%. Lo segundo, es enfocarte en tiempos más cortos. En otras palabras, define tareas que puedas cumplir en 5-10-15 minutos y cuando las completes, desconecta 5. Es la mejor forma de llegar a un avance real al final de la jornada. En resumen: Recuerda, es mejor un avance del 50% a un avance del 10%.
¿Cuál es tu triangulo de las Bermudas?
Posteriormente, debes tener en cuenta cuál es tu triángulo de las Bermudas. Es decir, cuáles son las actividades que te hacen perder tiempo y no enfocarte en tus objetivos. En una mayoría es el móvil. Sobre todo, con el WhatsApp, el conectarse a redes sociales, las notificaciones del móvil o las llamadas no planificadas. Otras veces, puede ser navegar por internet: el leer la prensa digital, acceder a una tienda online o revisar el correo electrónico. En conclusión, en cualquiera de los casos debes definir un Timeboxing para esas tareas, que debe coincidir con tus "descansos" de las tareas principales. En, consecuencia, no debes permitir que estos ladrones de tiempo te desvíen de tus objetivos.
Tareas que te ayudan a logar tus objetivos
Y por último, lo más importante, debes incluir en tu hoja de ruta diaria las tareas que te ayudan a alcanzar tus objetivos. Es decir, debes ir planificando e incluyendo hitos, que al completarlos te permitan alcanzar la meta a corto y/o a largo plazo que te has planteado. Para ello, debes elegir el orden con cuidado y priorizar esas tareas en las horas en las que tu mente tiene más facilitad para enfocarse (como vimos en el cuarto punto).
Conclusión: Llevando a cabo estos consejos mejorarás tu productividad
En conclusión, después de leer todo esto, seguro que piensas ¿todo esto tengo que hacer? ¿Y cuándo trabajo? Entre la planificación, los Timeboxing y los descansos, se me han pasado las horas. Sin embargo, no es así. Cuando empiezas a utilizar estas técnicas, el tiempo diario necesario para hacer la hoja de ruta cada vez va siendo más pequeño, hasta que solo necesitas unos 10 minutos para planificar el día. Además, tal como practiques tus planificaciones y estimaciones, cada vez te aproximarás más a la realidad y serás más certero en tus hojas de ruta. Anímate, no dejes de intentarlo.
¿Te ha gustado la entrada? ¿Has usado alguna vez estás técnicas de productividad? ¿Algún consejo que aportar? Deja un comentario, o suscríbete al blog y estarás al tanto de todas las novedades.
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